La mayoría de los eventos de fin de año se olvida antes de febrero. Qué hace que un equipo sí recuerde su posada y cómo diseñar la de este año.
Un restaurante de Nueva York fue nombrado el mejor del mundo en 2017. Cenar ahí costaba cientos de dólares y la lista de espera se medía en meses. La historia más contada de su comedor no es de un platillo del menú. Es de un hot dog de dos dólares. El dueño escuchó a una mesa de turistas lamentarse de irse de la ciudad sin probar uno, salió a la esquina, lo compró y la cocina lo sirvió emplatado y cortado en cuatro antes del postre1. Esa temporada salieron miles de platos perfectos. La mesa solo habló del hot dog.
Entre septiembre y octubre la mayoría de las empresas del país empieza a planear lo mismo, el evento de fin de año. Conviene tener esa historia cerca.
Los eventos de fin de año pasan una prueba y reprueban otra. La del día la pasan. Hay comida, hay música, la gente se ríe, alguien da un discurso y salen fotos. La que reprueban llega dos meses después.
Cuando en febrero se le pregunta a un equipo qué recuerda de su posada, la respuesta suele ser un lugar y un menú. Rara vez un momento, y menos algo que diga algo del equipo. El evento costó semanas de logística y una parte seria del presupuesto, y su recuerdo cabe en una frase.
La explicación fácil es que faltó presupuesto. No cuadra. Hay eventos austeros que un equipo sigue platicando años después y cenas de lujo que se borraron en semanas. El dinero no explica la diferencia.
En los noventa, un médico y un psicólogo les pidieron a pacientes calificar su dolor minuto a minuto durante una colonoscopia, y al terminar, calificar la experiencia completa. El recuerdo no promediaba los minutos. Se explicaba casi por completo con dos puntos, el momento más intenso y el final2.
El mismo grupo ya había encontrado algo más raro con la mano metida en agua helada. Si a la experiencia se le agregaba un tramo final un poquito menos frío, la gente la recordaba mejor y prefería repetirla, aunque en total durara más3. Años después lo confirmaron en la propia colonoscopia. Alargar el procedimiento con unos minutos finales menos molestos mejoró el recuerdo y las ganas de regresar4. La duración casi no cuenta. El final cuenta muchísimo.
Puesto en un evento de empresa, la memoria del equipo no va a guardar el promedio de la noche. Va a guardar un pico y un final. Las horas extra de barra libre casi no suman.
Con esa lente el problema se ve. Primero, no tiene pico diseñado. La cena, la música y la rifa suceden al mismo volumen. Nada sobresale porque nada se construyó para sobresalir. Subir el presupuesto sube el promedio, y la memoria no guarda promedios.
Lo que hemos visto es que la logística se lleva toda la atención. El salón se aparta en septiembre y el contenido de la noche se decide de bote pronto, la semana anterior, entre quien tenga tiempo. Así no hay pico posible.
Segundo, y peor, el final no lo diseñó nadie. La mayoría de los eventos de empresa no terminan. Se van apagando. La gente empieza a irse, las mesas se vacían, alguien baja la música. El último recuerdo de la noche es la noche deshaciéndose, y ese final pesa más que todo el banquete anterior.
El hot dog funciona por lo contrario. Es un pico diseñado con precisión. Personal, inesperado, imposible de confundir con el de la mesa de al lado. No costó dos mil dólares. Costó dos, más la atención de alguien que escuchó lo que esa mesa en particular quería.
Un evento de fin de año tiene un trabajo que no se escribe cuando se contrata el salón. Cerrar el año diciéndole al equipo algo verdadero sobre sí mismo. Qué logró, qué aguantó, qué cambió. Cuando el evento hace ese trabajo, la fiesta se vuelve memoria del equipo. Cuando no lo hace, es una cena con logo.
Ese trabajo se posterga porque obliga a decidir. Qué merece decirse en voz alta y con nombre, qué del año se reconoce y qué se deja pasar. La decisión se atora, se posterga, y la noche llega sin contenido. Cada quien se va a casa con su propia versión del año.
Por eso, cuando diseñamos jornadas de equipo, la primera pregunta nunca es el lugar ni el menú. Preguntamos qué momento queremos que este equipo recuerde en febrero, y qué tiene que pasar para que ese momento sea suyo y de nadie más. El reconocimiento genérico no sobrevive al viaje de regreso. El específico se platica en la cena de Navidad.
Lo demás, el salón, el banquete y los tiempos, existe para sostener ese momento. No al revés. El trabajo de organización y liderazgo arranca por esa pregunta, y el cierre de año es una de las jornadas que diseñamos, producimos y facilitamos completas.
Si a la empresa le toca decidir el evento este año, la pregunta correcta no es dónde va a ser ni cuánto va a costar. Es qué va a contestar el equipo cuando alguien le pregunte, en febrero, qué tal estuvo.
El dueño del restaurante pudo mandarle a esa mesa otra ronda de su cocina premiada. Cruzó la calle. Esa decisión no aparece en ningún presupuesto, y es la que el equipo va a recordar.
Si el evento es en Querétaro o el Bajío y hay que escoger quién lo produce, en empresas de team building en Querétaro está lo que cada una dice de sí misma y a qué tipo de equipo le sirve.
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